Risiko und Issue Management

Risiko- und Issuemanagement sind zentraler Bestandteil des Projektmanagements. Risiken und Issues müssen erfolgreich identifiziert und minimiert werden, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten. Worum es sich genau bei Risiken und Issues handelt, worin der Unterschied zwischen den beiden Begriffen liegt und wie sich der Prozess des Risiko- und Issuemanagements gestaltet, stellen wir in diesem Beitrag vor.

Einführung

Risiko- und Issues Management helfen dabei negative Auswirkungen auf ein Projekt zu reduzieren oder bestenfalls zu verhindern. Ein Projekt gilt als gefährdet, wenn  eines der folgenden Elemente beeinträchtigt wird:

 

  • Projektzeitplan.

  • Umfang.

  • Budget.

  • die Qualität

Darüber hinaus müssen auch Faktoren wie Motivations- oder Imageverluste berücksichtigt werden.

Risikoanalyse und -management stellen  einen systematischen und formalen Prozessansatz dar. Der Prozess des Risikomanagements findet in allen Phasen des Projektlebens statt. 

Risiko- und Issuemanagement is sowohl Teil des klassischen als agilen Projektmanagement. Im SAFe Framework widmet sich der Prozessbaustein “Agile Risk Management” dem Thema. Im PMI Framework ist das Thema im “Risk Management Framework” abgebildet. Es gibt eine dedizierte Zertifizierung dafür: PMI – Risk Management Professional (PMI-RMP)®

Was sind Projektrisiken ?

Projektrisiken sind unsichere Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf den Projekterfolg. Sie werden durch die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und des möglichen Schadens bei Eintritt des Risikos bestimmt.

Arten von Risiken​

  • Kommerzielle Risiken (z. B. Zahlungsschwierigkeiten, Insolvenz eines Vertragspartners)

  • Technische Risiken (z.B. ein Konzept für eine neuartige technische Lösung erweist sich als nicht umsetzbar)

  • Terminrisiken (z.B. ein Lieferant schafft es nicht, rechtzeitig über seinen eigenen Produktentwicklungsprozess die angeforderte Leistung bereitzustellen)

  • Ressourcenrisiken (z. B. wenn die für ein Projekt vorgesehenen Ressourcen noch für ein früheres Projekt benötigt werden und für ein aktuelles Projekt nicht bereitstehen)

  • Politische Risiken (z. B. wenn Entscheidungen über die Auswahl von Zulieferern nicht, wie vom Projektteam empfohlen getroffen werden, weil Interessen außerhalb des Projekts bestehen, z. B. die Strategie eines übergeordneten Zulieferers oder persönliche Kontakte.

Risikoidentifikation

Als Grundlage für die Identifizierung von Risiken können Workshops dienen, bei denen das Projektteam die Risiken mit beispielsweise Brainstorm-Techniken, Risiko-Checklisten oder durch Analyse von bereits abgeschlossenen Projekten identifiziert. Risiken können auch spontan in wöchentlichen Teammeetings oder Diskussionen ermittelt werden.

Risikoanalyse

Der Erwartungswert eines Risikos (= Risikowert) ist ein Produkt aus der Eintrittswahrscheinlichkeit und den potentiellen Folgen bei Eintritt des Risikos:

Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit [%] * Tragweite [€]

Bei der Tragweite handelt es sich um die geschätzten finanziellen Folgen eines Risikoereignisses: Wie hoch ist der Schaden in Euro für das Unternehmen, wenn das Risiko eintritt?

Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird in der Regel vom Projektteam vor dem Projektstart geschätzt.

  • Risikovermeidung oder -verringerung: Maßnahmen zur Verringerung oder Beseitigung der Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko eintritt, werden getroffen

  • Risikobegrenzung: Der mögliche Eintritt des Risikos wird in Kauf genommen, da eine Vermeidung zu teuer wäre. Sollte das Risiko dennoch eintreten, ist das Team mit vorab definierten Maßnahmen vorbereitet.

  • Risikotransfer: Ein Risiko wird auf eine andere Organisation übertragen.

  • Akzeptieren eines Risikos ohne Maßnahmen: Wird für Risiken mit geringen Folgen verwendet, bei denen die Präventiv- oder Notfallmaßnahmen teurer sind als der Schaden selbst.

Definition von Issues

Probleme sind Ereignisse, die „jetzt“ stattfinden, die sich bereits auf das Projekt auswirken und aktiv angegangen werden müssen, um die negativen Folgen (Impacts) zu begrenzen. In vielen Fällen handelt es sich um Probleme, die nicht vorhersehbar waren. Risiken, die eintreten, können zu Problemen (Issues) werden.

Beim Risikomanagement liegt der anfängliche Schwerpunkt auf der Vorhersage künftiger Ereignisse (Risikoidentifizierung), während es beim Issues Management darum geht, eine schnelle Lösung für ein vorhandenes Problem zu finden (Entwicklung von Reaktionen/Minderungsmaßnahmen).

Die Dringlichkeit, Maßnahmen zu ergreifen, oder eine geschätzte Wahrscheinlichkeit von 100 %, machen ein Risiko jedoch nicht automatisch zu einem Problem. Liegt das Ereignis beispielsweise in der Zukunft, handelt es sich um ein Risiko und nicht um ein Problem, da hier keine schnelle Lösung benötigt wird, sondern geplant werden kann, wie die potentiell eintreffenden Folgen reduziert werden können.

Der Unterschiede zwischen Risiken und Probleme stellen wir hier dar:

VIP.LEAN_issuevsrisk
Unterschied Risiken und Issues

Das Management von Risiken und Problemen sollte nach unten beschriebenen Risikomanagementzyklus erfolgen. Bei einem Problem geht es nicht um die Mitigation, sondern gleich um die Lösung des eingetretenen negativen Impacts.

Zyklus des Risk- und Issuemanagement

VIP.LEAN_Zyklus des Risiko- und Issues Managements
Zyklus des Risk- und Issuemanagement

Identifizierung von Risiken/Problemen

In der Startphase des Projekts liegt der Schwerpunkt auf der Identifizierung von Risiken. Es gibt allgemeine und projektspezifische Risiken , die so früh wie möglich bekannt und kommuniziert werden sollten. Probleme werden direkt im operativen Projektgeschehen identifiziert und erfasst, da Ihr Impact gleich aktiv ist. In manchen Fällen entsteht das Problem nach dem Eintreten eines vorher identifizierten Risiko.

Quellen für Projektrisiken sind:

 

  • das Projektteam
  • Allgemeines Risikoprotokoll
  • Datenbanken mit Erfahrungen aus früheren Projekten/Releases
  • Andere Projekt-/Quartalsmanager
  • Risikomanager oder Projektberatung

Vor jeder neuen Projektphase sollten Besprechungen zur Risikoidentifizierung mit den Anwendungsmanagern und den Produktmanagern abgehalten werden. Je nach Projektphase empfiehlt es sich, weitere Projektbeteiligte zu konsultieren.

Dokumentation von Risiken/Problemen

Das Projektmanagement ist auf die Kommunikation von Risiken/Problemen durch das Projektteam angewiesen. Aufgrund der unterschiedlichen Rollen und Zuständigkeiten haben die verschiedenen Projektbeteiligten, unterschiedliche Ansichten über Risiken. Daher ist es wichtig, dass der Projektmanager mit Vertretern aller Interessengruppen im Kontakt steht.

Das Projektteam oder derjenige, der ein Problem oder Risiko identifiziert, sollte folgende Aufgaben übernehmen

 

  • Wichtige Probleme und Risiken proaktiv an die Projektleitung melden.
  • Sicherstellen, dass das Problem gut verstanden wird (idealerweise einschließlich Schweregrad und Lösungsmöglichkeiten).
  • Alle Verantwortlichkeiten eines Risikoverantwortlichen übernehmen, sofern kein anderer Verantwortlicher gefunden wird.
  • Risiko- und Problemprotokoll für die Dokumentation.
  • Risiken und Probleme sollten dokumentiert werden, idealerweise in einem kolleberativen Projektmanagement Tool wie Jira. Wir zeigen dazu eine Implementierung inkl. BI Dashboards. Das Tool enthält die Risiken und Probleme, die besondere Aufmerksamkeit des Projektmanagements erfordern, und bildet die Grundlage für die Berichterstattung.

 

Im Rahmen des Identifizierungsprozesses muss der Projektmanager sicherstellen, dass:

 

  • Das Problem oder Risiko gut verstanden wird.
  • Eine klare und leicht verständliche Beschreibung des Risikos oder Problems wird erstellt.
  • Das Risiko/Problem wird in das Risiko- und Problemprotokoll eingetragen.

Festlegung der Risikoverantwortlichen

Die Meldung eines Risikos/Problems an das Projektmanagement bedeutet nicht, dass die Verantwortung auf das Projektmanagement übertragen wird. Wenn der „Identifizierer“ klar zum Ausdruck bringt, dass jemand anderes verantwortlich sein soll, hat das Projektmanagement mehrere Möglichkeiten:

 

  • Neuzuweisung des Risikos/des Problems an den „Identifizierer“.
  • Übergabe des Risikos oder Problems an jemanden, der besser in der Lage ist, dieses zu managen.

Bewertung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen

Das Verfahren für das Risiko- und Problemmanagement erfordert auch eine Bewertung der Risiken und Probleme im Hinblick auf ihre Auswirkungen und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit. Während eine Wahrscheinlichkeitsabschätzung nur für Risiken sinnvoll ist, ist eine Abschätzung der Folgen sowohl für Risiken, als auch für Probleme erforderlich.

Die Wahrscheinlichkeit, beschreibt wie wahrscheinlich ein Risiko eintreten kann (in Prozent). Die Bewertung erfolgt nach folgendem Schema:

 

  • Unwahrscheinlich (0-10%)
  • Möglich (11-30%)
  • Sehr wahrscheinlich (31-50%)
  • Wahrscheinlich (51-80%)
  • Sehr wahrscheinlich (81-99%)
  • Eingetreten (100%)

Bei der Bewertung der Auswirkungen, die ein Risiko oder ein Problem mit sich bringen könnten, sollte eine kurze Beschreibung der Folgen festgehalten werden, z. B. in Bezug auf den Zeitplan, das Budget und/oder die Qualität des Projekts.

Zusätzlich wird die Auswirkung klassifiziert:

 

  • Sehr gering
  • Gering
  • Mittel
  • Hoch
  • Sehr hoch 
  • Exakter Wert in €

Entwicklung von Lösungsmaßnahmen

Ist ein Risiko eingetroffen und/oder zum Problem geworden, muss für dieses eine Lösungsmaßnahme gefunden werden. Dies erfolgt nach folgendem Schema:

 

  • Identifizierung von Lösungsoptionen
  • Festlegung von Maßnahmen zur Minderung der Folgen
  • Sicherstellung der Durchführung der definierten Lösungsmaßnahmen
  • Die definierten Maßnahmen in den Risiko- und Problemberichten müssen an die Projektleitung weitergeleitet werden
  • Festlegung eines geplanten Abschlussdatums
  • Falls die Maßnahmen zur Risikominderung oder Problemlösung eine potenzielle Budgetüberschreitung mit sich ziehen, muss die geplante Maßnahme zu erst vom Projektleiter genehmigt werden.

In Bezug auf das Berichtswesen lassen sich Risiken und Probleme in drei Kategorien unterteilen. Je nach Kategorie wird ein andere Vorgehen bei der Lösungsentwicklung empfohlen. Diese drei Kategorien stellen wir im Folgenden vor:

 

  • Vom Projektteam lösbare Risken und Probleme:

Risiken/Probleme, die innerhalb des Projektteams angegangen und gelöst werden können, ohne Einfluß auf den Status des Projektes. Hier reicht die Dokumentation der Risiken und Probleme, eine Aufnahme im Projektbericht ist jedoch nicht nötig.

 

  • Vom Projektmanager lösbare Risiken und Probleme:

Risiken und Probleme, die erhebliche Auswirkungen auf Zeitplan, Umfang, Budget oder Qualität des Projekts haben, oder, Risiken und Probleme, die vom Projektteam nicht allein bewältigt werden können. Das Team muss diese Risiken/Probleme an das Projektmanagement melden. Eine Überwachung und/ oder Betreuung erfolgt durch die Projektleitung. Der Projektmanager meldet diese Risiken und Probleme im Statusreport, teigt jedoch dass die Lösung in seinem Handlungsbereich liegt.

 

  • Vom Projektmanager lösbare Risiken und Probleme:

In diesem Fall muss die die Lösung vom Senior Management gefunden werden. In der Regel liegt ein entsprechendes Statusrreport vor, um das Management Attention zu erreichen.

Für die Kommunikation von Risiken und Problemen sollten vom Projektmanagement sowohl formelle als auch informelle Prozesse eingerichtet werden, um einen optimalen Überblick zu erhalten:

 

Formelle Prozesse

  • Meetings, z.B. Application Management Meeting, SR Management Meeting, Project Management Meeting, Delivery Board, Meetings während der Testphase
  • Berichte: SR-Management-Bericht, Anwendungsberichte für das Linienmanagement

Informelle Prozesse

  • Ad-hoc-Sitzungen mit Teammitgliedern zur Identifizierung und Klärung von Problemen
  • E-Mail/Telefon
  • Treffen zwischen Projektleiter, Co-Projektleiter, Risikomanager oder Projektberater
  • Überwachung des Fortschritts

Fortschrittskontrolle

Wurde ein Risiko identifiziert ist es wichtig, die Fortschritte bei der Risikominderung und Problemlösung auf allen Ebenen zu überwachen.

Das bedeutet, dass der Fortschritt vom Risikoverantwortlichen, dem Anwendungs-/Business-Analysten und bei schwerwiegenden Risiken/Problemen von der Projektleitung in wöchentlichen Wöchentliche SR- und Anwendungsstatusberichten überwacht werden muss.

Erfassung zusätzlicher Risiken/Themen

Wurde ein Risiko identifiziert ist es wichtig, die Fortschritte bei der Risikominderung und Problemlösung auf allen Ebenen zu überwachen.

Das bedeutet, dass der Fortschritt vom Risikoverantwortlichen, dem Anwendungs-/Business-Analysten und bei schwerwiegenden Risiken/Problemen von der Projektleitung in wöchentlichen Wöchentliche SR- und Anwendungsstatusberichten überwacht werden muss. Das Projektteam sollte bei Abschluss eines Risikos, folgende Informationen festhalten:

 

  • Projektübergreifende Auswirkungen von Risiken und Problemen 
  • gewonnene Erkenntnisse in Form von Feedback und Empfehlungen

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