Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein zentrales Instrument im Projektumfang-Management. Dieser Beitrag erklärt, wie man einen PSP erstellt und pflegt.

Projektumfangsplanung

Die Projektumfangsplanung ist Teil des Projektumfangsmanagement. Das Projektumfangsmanagement befasst sich mit der Planung, Überwachung und Steuerung des Projektumfangs. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Planung des Projektumfangs. Ein Kernelement der Projektumfangsplanung ist der Projektstrukturplan. Alle Projekte, nicht nur große und komplexe, erfordern eine detaillierte Beschreibung der Projektarbeit und der Ergebnisse, die das Projekt liefern muss.

Bitte unterscheiden Sie zwischen:

  • Produktumfang: Die Merkmale und Funktionen, die ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis charakterisieren.
  • Projektumfang : Die Arbeit, die durchgeführt werden muss, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den angegebenen Merkmalen und Funktionen zu liefern.

Definition des PSP

Laut PMBOK ist der PSP: „Eine hierarchische Zerlegung des gesamten Arbeitsumfangs, den das Projektteam ausführen muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen.“

https://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure

Sobald der Projektauftrag und das „Statement of Scope“ klar definiert sind, kann der Projektmanager beginnen, die „Arbeit“ aufzuschlüsseln, um die Projektziele und -anforderungen zu erreichen. Dies ist die wichtigste Aufgabe, um eine Planungsgrundlage für nachfolgende Schritte festzulegen und künftig unkontrollierte Änderungen des Projektumfangs zu vermeiden. Der Projektstrukturplan ist das wertvollste, einfachste und am meisten unterschätzte Projektmanagement-Tool.

Ein Projekt ist im Allgemeinen ein komplexes Unterfangen und muss in überschaubare Teilkomponenten unterteilt werden, die geplant und gesteuert werden können. Das Ergebnis dieses Prozesses ist der Projektstrukturplan (PSP). Der vollständige PSP ist eine hierarchische Anzeige aller Elemente eines Projektumfangs in ähnlicher Form wie ein Organigramm oder eine Listenansicht mit Nummerierung und Einrückungen. Die Liste und die grafische Ansicht sind identisch.

  • Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine ergebnisorientierte Aufschlüsselung eines Projektumfangs. Es handelt sich um eine hierarchische Zerlegung des gesamten Projektumfangs, der von den Projektressourcen durchgeführt werden muss, um die Projektziele und die erforderlichen Ergebnisse zu erreichen.
  • Durch den PSP wird ein Projekt im Rahmen des Strukturierungsprozesses in Unteraufgaben und Arbeitspakete unterteilt. Hierarchische PSP-Unteraufgaben sind Elemente, die weiter unterteilt werden müssen. Arbeitspakete sind Elemente, die sich auf der untersten Ebene des PSP befinden und dort nicht weiter unterteilt sind.
  • Der PSP deckt den gesamten Projektumfang ab.
  • Alle untergeordneten PSP-Elemente beschreiben den Umfang des übergeordneten PSP-Elements vollständig ohne Überlappung.

Der PSP ist ein wichtiges Informations- und Kontrollinstrument, das insbesondere bei komplexen Projekten die notwendige Transparenz bietet. Der hohe Planungsaufwand zur Erstellung des PSP ist eine sehr rentable Investition. Der PSP ist auch sehr wichtig für die Vorbereitung der Aktivitäts- und Kostenplanung und die darauf basierende Überwachung.

Strukturierungsprinzipien

Das wichtigste Entwurfsziel für eine Projektstrukturplan ist die vollständige und eindeutige Aufzeichnung aller relevanten Umfangskomponenten eines Projekts. Um sein Ziel zu erreichen, wird ausgehend von der obersten Ebene, dem Projekt selbst, bei der Erstellung der nächstniedrigeren Ebene für jede Ebene ein einheitliches Strukturierungsprinzip – Orientierung – angewendet. Die nach den DIN-Normen 69900 ff. Zulässigen Ausrichtungen. sind:

  • Der objektorientierten PSP (produktorientiert) unterteilt den Projektumfang in einzelne Objekte, die realisiert werden müssen. Es ist sinnvoll, wenn der Projektumfang weitgehend mit den (Material-) Objekten identisch ist, die erstellt werden sollen, beispielsweise im Anlagenbau oder in Softwareprogrammen.
  • Der funktionsorientiert PSP berücksichtigt die Funktionsbereiche der projektdurchführenden Organisation. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Art der auszuführenden Aktivität. Dieser PSP-Typ ist nützlich, wenn das Projekt Aspekte aufweist, die erheblich über das wesentliche Objekt hinausgehen, an dem mehrere Organisationseinheiten beteiligt sind, z. B. Beschaffung, Marketing und Partnermanagement.
  • In dem phasenorientierter PSP gibt es die Projektphasen auf höchster Strukturebene. Die zeitliche Ausrichtung der Projektstruktur sollte jedoch nicht nur ein primäres Strukturierungsprinzip sein. Der PSP sollte sich weiterhin von der Aktivitätsplanung unterscheiden und auf dem Ergebnis des Projekts basieren

Mischformen der Strukturierungsmethoden sind insofern möglich, als je nach Ausrichtung unterschiedliche Ebenen erzeugt werden können. Um das Entwurfsziel zu erreichen, wird in der Praxis empfohlen, nur eine Orientierungsmethode für eine PSP-Ebene zu verwenden.

Der Top-Down-Ansatz

Wenn ein Projekt sehr groß ist, wird es in Unterprojekte unterteilt. Diese bilden dann je nach Strukturierungstyp die zweite oder dritte Ebene des Projektstrukturplans. Sie sollten das Projekt nur in Unter-PSP-Elemente unterteilen, bis die niedrigste Ebene der Arbeitspakete erreicht ist. Diese werden eindeutigen Leistungen und der entsprechenden Organisationseinheit des Unternehmens, einem Projektteammitglied oder einem externen Unternehmen zur Ausführung zugeordnet. Die sinnvolle Größe von Arbeitspaketen ist hier ein wichtiges Kriterium. Jedes Element des Projektstrukturplans erhält eine eindeutige Kennung, den sogenannten Projektstrukturplan-Code (PSP-Code). Dieser Code beschreibt, zu welchem Teilprojekt das Element gehört und auf welcher Hierarchieebene
es befindet sich. Mit dem PSP wird ein PSP-Verzeichnis (WBS Dictionary) erstellt. Das Verzeichnis listet alle definierten PSP-Elemente auf. Es zeigt die hierarchische Beziehung zwischen den PSP-Elementen in tabellarischer Form an und beschreibt jedes PSP-Element sowie die erforderlichen Ressourcen, Prozesse und weiteren Anforderungen für deren Vorbereitung.

Der PSP wächst kontinuierlich

Zu Beginn des Planungsprozesses sind häufig nicht genügend Informationen vorhanden, um bestimmte Unteraufgaben zu planen, die in allen Arbeitspaketen sehr detailliert sind. Der PSP ist daher so weit wie möglich detailliert. PSP-Aufgaben in ferner Zukunft werden als Planungsarbeitspakete betrachtet, die später detailliert werden. Für vergangene, gegenwärtige und kommende Ergebnisse sollte die Arbeitspaketebene detailliert geplant werden. Mit dem kontinuierlichen Zeitfortschritt erhält der PSP auch einen Fortschritt in der Detailebene.

Design-Prinzipien

100% Regel

Die 100% -Regel besagt, dass der PSP 100% der durch den Projektumfang definierten Arbeit umfasst und alle Leistungen – intern, extern, vorübergehend – in Bezug auf die auszuführenden Arbeiten einschließlich des Projektmanagements erfasst. Die Summe der Arbeiten auf der Teilaufgaben muss 100% der Arbeit des „Elternteils“ entsprechen, und der PSP sollte keine Arbeiten enthalten, die außerhalb des tatsächlichen Projektumfangs liegen, d.h. nicht mehr als 100% der Arbeit…

Effektive Projektstrukturpläne Von Gregory T. Haugan

„Make or Buy“

Der PSP muss auch klar dokumentieren, welche PSP-Elemente von Lieferanten gekauft oder intern vom Projektteam hergestellt werden (Make or Buy). Der Kauf von Projektergebnissen bedeutet immer eine größere Abhängigkeit und ein größeres Risiko bei der Projektumsetzung. Daher müssen die „Make or Buy“ -Entscheidungen in der PSP sichtbar sein und speziell überwacht werden.

Planen Sie Ergebnisse, keine Maßnahmen

Um sicherzustellen, dass der gesamte Projektumfang (und nur dieser) geplant ist, müssen Ergebnisse anstelle von Aktivitäten geplant werden. Die Zuordnung jedes Arbeitspakets des PSP zu einem Ergebnis ist eine gute Überprüfung dieser Regel. Die Ergebnisse sollten dem gesamten Projektziel dienen, indem sie einen messbaren Wert liefern (Software, Konzept…).