Power BI Dashboards – Optimierte Aktualisierungen mit Power Automate

Das cloudbasierte Tool Power BI bietet die Möglichkeit Daten effizient zu visualisieren und analysieren. Um Power BI noch effizienter verwenden zu können, kann die zusätzliche Nutzung von Power Automate hilfreich sein. In folgendem Blogbeitrag stellen wir zwei konkrete Anwendungsbeispiele für optimierte Aktualisierungen mit Power Automate vor.
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Einführung

Die Power BI Plattform bietet eine tolle Möglichkeit Dashboards zu teilen. Diese Plattform bietet jedoch nur eine eingeschränkte Anzahl an Aktualisierungen. 8 Mal im Pro Abo und 48 Mal im Premium Abo. Wie dies öfter bzw. optimiert durchgeführt werden kann, erklären wir in diesem Beitrag.

Anwendungsbeispiel 1: Power BI Aktualisierung mit Power Automate

 

In folgendem Anwendungsbeispiel soll das bereits eingerichtetes Dataset für eine Aktualisierung von allen 30min auf 15min angepasst werden. Dies kann mithilfe von Power Automate durchgeführt werden. Hierfür sind einige Schritte durchzuführen, die wir in diesem Abschnitt erklären.

 Die automatische Aktualisierung von einem Datensatz von einem Dashboard soll alle 15 min, zwischen 8 und 17 Uhr erfolgen. Hierbei müssen die 48 Slots, die im Premium Abo zur Verfügung stehen, beachtet werden. Das Dashboard ist in Power BI so konfiguriert, dass eine Aktualisierung alle 30 min erfolgt. Eine Konfigurierung für alle 15 min ist in Power BI ohne Power Automate nicht möglich. Um eine solche Anpassung mit Power Automate durchzuführen, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:

 

Schritt 1: Das in Power BI eingerichtete Schedule muss in den Settings abgeschaltet werden, damit ein neues Schedule über Power Automate konfiguriert werden kann.

 

Schritt 2: Überprüfen Sie, ob eine Aktualisierung möglich ist. Ein Datagateway könnte hier erforderlich sein.

Schritt 3: Wechseln Sie zu Power BI Flows. Unter „My flows“ kann ein scheduled cloud flow erstellt werden. Unter „Flow Name“, vergeben Sie einen Namen, dann definieren Sie wann der Flow starten und wie häufig dieser durchgeführt werden soll. In unserem Beispiel wiederholen wir den Flow täglich.

Schritt 4: In den weiteren Optionen kann die Recurrence eingestellt werden. Hier wird wieder ein Intervall von einem Tag genommen und definiert, wann genau eine Aktualisierung stattfinden soll. In der Preview werden Ihnen die genauen Zeiten für die Aktualisierung zur Überprüfung angezeigt.

Schritt 5: Gehen Sie zu Power BI und wählen den Workspace und das entsprechende Dataset aus. Eine Aktualisierung ist für Datasets und Dataflows möglich. Im Abschluss klicken Sie auf „Save“. Die Aktualisierung wurde nun von Power BI erfolgreich durchgeführt.

Anwendungsbeispiel 2: Power BI On-Demand Aktualisierungen mit Power Automate:

Es soll ein Dashboard on demand aktualisiert werden. Dies kann der Fall sein, wenn beispielsweise ein Projektleiter einen aktuellen Bericht zu einem gewissen Zeitpunkt einsehen möchte. Hierfür kann eine Schaltfläche implementiert werden. Die Nutzung der Schaltfläche vom Enduser führt zu einer sofortigen Aktualisierung des Dashboards. Über den Power BI Desktopclient kann ein Power Automate Visual eingefügt werden.

Es soll ein Dashboard on demand aktualisiert werden. Dies kann der Fall sein, wenn beispielsweise ein Projektleiter einen aktuellen Bericht zu einem gewissen Zeitpunkt einsehen möchte. Hierfür kann eine Schaltfläche implementiert werden. Die Nutzung der Schaltfläche vom Enduser führt zu einer sofortigen Aktualisierung des Dashboards. Über den Power BI Desktopclient kann ein Power Automate Visual eingefügt werden.

Die Schaltfläche kann beliebig platziert und in ihrer Größe angepasst werden. Mit einem Klick auf die drei Punkte und dann auf „Bearbeiten“. Sie befinden sich nun im Bereich von Power Automate. Legen Sie unter „Neu“ einen „Sofortigen Cloud Flow“ an.

Suchen Sie nach Power BI und wählen das Dataset des entsprechenden Dashboards aus. Warten Sie bis der Flow erstellt wurde.

Sobald der Flow erstellte wurde, klicken Sie auf „Anwenden“. Die Schaltfläche sollte nun auf dem Dashboard erscheinen.

Die Schaltfläche befindet sich nun auf dem Dashboard und kann beliebig, bezüglich der Schriftart, Farbe, Größe etc. angepasst werden und zur Aktualisierung von Berichten genutzt werden.

Beide Anwendungsbeispiele stellen wir auch in einem Youtube Video vor. Der entsprechende Link befindet sich hier unter „Links“.

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