Kollaborative Projektplanung mit Smartsheet

KollaborativeProjektplanungmitSmartsheet
Wir haben smartsheet für eins unserer Projekte eingesetzt und in diesem Blogbeitrag alle Informationen für Sie zusammengetragen, die Ihnen als Leitfaden für Ihr nächstes Projekt dienen können.

Einführung

Als technischer Programmmanager eines internationalen Projekts für einen Mobilfunkbetreiber musste ich mehrere Abhängigkeiten zwischen 6 Lieferanten und mehreren internen IT-Abteilungen verwalten. Der Austausch von Offline-MS-Projektdateien und die manuelle Synchronisation sind sehr aufwändig und können schnell zu Fehlern führen. Ich habe mit dem Team eine kurze Bewertung von webbasierten Tools durchgeführt und wir haben uns für smartsheet.com entschieden.

 

Dazu müssen Sie wissen, dass Smartsheet ist ein cloudbasiertes Produkt (SAAS) ist, welches in den USA gehostet wird. 

 

Dies stellt für einige Projekte ein No-Go-Kriterium dar (insbesondere bei Verwendung von NDA). Für ein europäisches Projekt könnte das Safe-Harbor-Abkommen für den Datenschutz akzeptiert werden:

 

Siehe: https://www.smartsheet.com/privacy

Projektkontext

Smartsheet wurde zwischen 2014 und 2015 eingesetzt. Das Projekt weist die folgenden Hauptmerkmale auf:

 

  • Das Projektteam ist auf mehrere Länder verteilt (USA, Europa).
  • Mehrere Teams müssen die Software analysieren, entwickeln und einsetzen
  • Es gibt mehr als 500 wichtige Meilensteine
  • Die Meilensteine haben einen hohen Abhängigkeitsgrad (aus Lösungs- und Zeitliniensicht)
  • V-Modell und agile Software-Methoden werden kombiniert
  • Die Verträge mit allen Zulieferern enthalten die entsprechenden Meilensteine mit entsprechenden Vertragsstrafen im Falle einer Verzögerung

Rollenkonzept

Smartsheet ermöglichte uns die Einrichtung des folgenden Zugriffsrechtskonzepts:

 

  • Die lizenzierten (zahlenden) Benutzer können neue Blätter erstellen
  • Benutzer, die mitarbeiten, können bestehende Blätter bearbeiten oder/und einsehen
  • Wir haben mehrere Gruppen gebildet, die die Projektorganisation widerspiegeln
  • Jeder Gruppe wurde mindestens ein lizenzierter Benutzer zugewiesen
  • Für jede Gruppe wurde ein eigener Arbeitsbereich mit Lese-/Schreibrechten eingerichtet. Andere Gruppen können Leserechte haben
  • Die Gruppen spiegeln die folgenden Projektteams wider:
  • Externe Lieferanten (lizenzierter Benutzer ist noch auf Kundenseite)
  • interne Liefereinheiten auf Kundenseite
  • Projektleitungsteam (PMO)

Die folgenden Governance-Regeln wurden umgesetzt:

 

  • jeder Lieferant und jede interne Liefereinheit hat einen eigenen Arbeitsbereich
  • die Kaskadierung aller Artefakte unterliegt der Steuerung durch das Programmmanagement

Der Smartsheet-Ansatz

Wir haben mehrere Seitem erstellt, die unabhängig voneinander und zwischen Gruppen/Arbeitsbereichen geteilt wurden:

 

  • Projektpläne, die über Abhängigkeiten miteinander verbunden sind, kaskadiert von der Low-Level- zur High-Level-Ansicht
  • Pläne auf niedriger Ebene haben mehr als 500 wichtige Meilensteine
  • Der übergeordnete Plan passt auf EINE A4-Seite
  • Register der Aktionspunkte
  • Problem- und Risikoregister
  • Testinventarverzeichnis (Simkarte)
  • Berichtsbogen

Vorteile

Im Vergleich zu MS Project Server (das wir in einem anderen Kontext verwendet haben) sehen wir die folgenden Vorteile von Smartsheet:

  • vom Tag 0 des Projekts an einsatzbereit
  • es ist keine zusätzliche Software oder Hardware erforderlich
  • keine Kosten für unsere Mitarbeiter (> 50 Benutzer) mit nur 3 zahlenden Benutzern
  • die gemeinsame Nutzung von Blättern mit anderen Beteiligten ist ohne Konto möglich
  •  die Abhängigkeit zwischen allen Teilprojektplänen ist recht einfach und bietet in Echtzeit eine Bewertung der Auswirkungen von Verzögerungen. Die Bewertung von Planszenarien kann leicht durchgeführt werden.
 

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